In de voorbereidingsfase wordt alles geregeld dat nodig is voor de realisatie van het project.

Eventuele leveranciers of onderaannemers worden ingeschakeld, een draaiboek wordt gemaakt, materialen en hulpmiddelen worden besteld, instructies aan het personeel worden gegeven, enzovoort.

Het gaat erom dat duidelijk is wat er moet gebeuren in de realisatiefase, door wie en op welk moment en met welke hulpmiddelen.